Päiväys 23.7.2019

Tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus koskee Aalto-yliopiston kirjastoaineistopalveluja. Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään kirjastoaineistopalveluissa.

1. Miksi ja millä perusteella Aalto-yliopiston kirjastoaineistopalvelut käsittelee henkilötietoja?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa aineiston hankintaehdotusten ja tilausten hallinnointi, aineiston toimittaminen asiakkaalle, sekä ehdotettujen aineistojen hankinnasta ilmoittaminen ehdotuksen tehneelle henkilölle. Lisäksi tietoja käsitellään aineisto-opetukseen liittyviä pyyntöjä ja järjestelyitä varten.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen.

2. Mitä henkilötietoja Aalto-yliopiston kirjastoaineistopalvelut kerää?

Kaikilta asiakkailta kerätään asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite.

Palvelutyypistä ja asiakasryhmästä riippuen kerätään myös puhelinnumero, asiakastilastoryhmä, opiskelijanumero, kirjastokortin numero, vastuualue/kustannuspaikka/projektinumero/yksikkö ja osoite.

Lisäksi tallennetaan palvelutyypistä riippuen ehdotetun tai tilattavan aineiston tiedot, aineiston toimittamista koskevat tiedot, tiedot asiakkailla lainassa olevista kaukolainoista, sekä tilatun aineisto-opetuksen tiedot.

Tiedot on saatu seuraavista lähteistä:

3. Henkilötietojen vastaanottajat

Asiakkaan tietoja käsittelee pääasiassa Kirjastoaineistotiimin jäsenet. Tämän lisäksi tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin käyttötarkoituksiin:

I) Aalto-yliopiston sisäiset osapuolet

Asiakkaan yhteystietoja ja asiakasryhmätietoja voidaan tarvittaessa päivittää Aalto-yliopiston Oppimiskeskuksen lainausrekisteriin. Asiakkaan henkilötietoja ja tilaustietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa laskutusta varten Aalto-yliopiston laskutusjärjestelmään. Asiakkaan henkilötietoja voidaan tarvittaessa syöttää Aalto-yliopiston verkko-oppimisympäristöön.

II) Osapuolet, jotka käsittelevät henkilötietojasi lukuumme

Asiakkaan henkilötietoja ja tilaustietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa perintää varten Aalto-yliopiston käyttämälle perintätoimistolle.

4. Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Yliopiston tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoja siirretään EU:n ja European Economic Area -alueen (EEA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötietojen siirtäminen EU:n ja EEA-alueen ulkopuolelle suoritetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käyttäen esimerkiksi mallisopimuslausekkeita tai muita tietosuoja-asetuksen mukaisia suojatoimenpiteitä.

5. Miten Aalto-yliopisto suojaa henkilötietoja?

Tietoturvasta huolehtiminen on Aalto-yliopistolle tärkeää. Aalto-yliopistolla on käytössä asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojataan kaikkia henkilötietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

6. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aineisto- ja opetustilausten tiedot säilytetään, kunnes tilaukset ja laskutus on hoidettu asianmukaisesti ja tilastointikausi on päättynyt. Hankintaehdotusten tiedot säilytetään maksimissaan 3 vuotta, minkä jälkeen niistä poistetaan asiakkaan henkilötiedot.

7. Päivitykset tietosuojailmoitukseen

Palvelukokonaisuuden muuttuessa tietosuojailmoitukseen saatetaan tehdä päivityksiä. Uusin versio löytyy osoitteesta https://web.lib.aalto.fi/c/web/img/lc_docs/tietosuoja/Tietosuojailmoitus_kirjastoaineistopalvelut.html, sekä kunkin palvelun sivulta.

8. Henkilötietoihin liittyvät oikeudet

Asiakkaalla on oikeuksia Aallon hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen. Oikeuksien laajuus on sidottu käsittelyperusteeseen ja voimassaolevaan lainsäädäntöön.

A) Oikeus pyytää pääsyä tietoihin

Asiakkaalla on oikeus tutustua Aalto-yliopiston hallussa oleviin henkilötietoihin.

B) Oikeus oikaista tiedot

Asiakkaalla on oikeus oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot.

C) Oikeus pyytää tietojen poistamista

Asiakkaalla on oikeus pyytää tietojen poistamista esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

D) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Jos asiakas kiistää tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai asiakas on vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiensa mukaisesti, asiakas voi pyytää Aalto-yliopistoa rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes esimerkiksi tietojen oikeellisuus on varmistettu.

Jos asiakkaalla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista, asiakas voi sen sijaan pyytää, että Aalto-yliopisto rajoittaa näiden tietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen.

E) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella

Asiakkaalla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.

F) Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Asiakkaalla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti.

Huomioithan, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.

9. Asiakkaan oikeuksien käyttäminen

Rekisterinpitäjänä on Aalto-yliopisto.
Yhteyshenkilö on Mari Aaltonen kirjastoaineistopalveluja koskevissa asioissa.
Sähköposti: e-resources@aalto.fi

Asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan, jos hänellä on kysymyksiä tai vaatimuksia henkilötietojen käsittelyn osalta:
Tietosuojavastaava: Jari Söderström
Puhelinvaihde: 09 47001
Sähköposti: tietosuojavastaava@aalto.fi

Jos asiakas kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on asiakkaalla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: http://www.tietosuoja.fi).